L’automatisation avec des outils NoCode

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Nous sommes entourés de plus en plus d’outils, chacun avec sa spécialité et sa capacité à répondre à un besoin précis. Face à cette multiplicité, les APIs (l’interface de programmation) permettent de communiquer efficacement entre les outils.

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Actuellement, il y a quasi systématiquement une API disponible pour un outil SaaS donné.

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Chaque outil fait donc parfaitement son job et peut alors communiquer avec le suivant qui fera son job, et ainsi de suite, formant une logique métier en chaîne.

Mais pour construire et développer cette logique métier, il nous faut une “colle” qui va venir faire le lien entre deux outils et leur API respective : un outil d’automatisation.

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Direct dans un cas concret d’automatisation

Un outil d’automatisation est donc une colle. Une colle un peu spéciale, englobant fortement la logique métier du développeur et sachant parler à plein (oui, vraiment plein plein) d’API d’outils (souvent des outils en SaaS).

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Premier exemple : la qualification des prospects

Chez SuperForge, nous avons un Typeform de qualification des prospects. Il nous permet, à travers chaque question, d’obtenir une information intéressante sur le prospect et qui, après remplissage, propose un rendez-vous sur un Calendly pour faire connaissance.

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Lorsque le Typeform est rempli par le prospect, une notification apparaît dans un canal dédié sur notre Discord et une carte sur le prospect est créée, complétée et labellisée dans notre CRM sous Notion. Voici l’automatisation en question développée avec l’outil Zapier :

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Aucune intervention humaine n’est nécessaire dans le process, tout est automatisé (c’était le principe en même temps ).

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Plus en détail, dans cet exemple la colle est donc Zapier et propose d’attendre un “Trigger” (un évènement déclencheur) grâce à l’API de Typeform. Lorsque ce “Trigger” est déclenché, Zapier appelle l’API de Discord pour envoyer un message sur un channel dédié. Une fois cette action terminée, Zapier appelle l’API de Notion pour créer un élément dans la base de données d’une page Notion dédiée.

On voit ici un exemple linéaire : où le prochain appel (Notion) attend la fin de l’appel précédent (Discord).

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‍On a un article qui détail pas à pas de cette automatisation pour les curieux : Automatisation CRM.

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Second exemple : notre outil StackOverflow interne

Passons à l’exemple suivant sous Make (anciennement Integromat), un autre outil d’automatisation. Voici une petite capture d’écran pour visualiser :

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Cette automatisation surveille les nouveaux éléments d’une base de données sous Notion. Lorsqu’un nouvel élément est créé, elle fait passer certaines informations à un “Router” qui permet de répartir la logique entre deux branches selon une condition (en l’occurrence un score de priorité). Une fois la branche choisie, un message préformaté est posté sur un channel du Discord de l’équipe.

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Bon ça, c’est l’explication, pas à pas technique. C’est cool mais on ne comprend pas pourquoi on a fait ça ! 😅

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Donc pour donner du contexte, la logique métier est la suivante : lorsqu’un développeur de l’équipe a une demande, un souci ou se pose une question technique, on souhaite que le reste de l’équipe soit notifié avec un maximum d’informations pour pouvoir l’aider.

Le développeur peut ainsi ajouter sa demande sur une page Notion équipée d’une base de données. Il qualifie sa question avec plein d’informations importantes.

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💡 Si son souci est un bug qu’il n’arrive pas à résoudre, on lui demande notamment de fournir les étapes précises pour reproduire le bug.

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Lorsque l’élément est complètement rempli, il est alors envoyé sur un canal Discord dédié selon sa priorité. Voici le formatage du texte dans un des modules Discord de la capture d’écran précédente :

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Et en vrai ça donne ça dans le Discord :

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Les plus aguerris ont dû s’apercevoir que le message reçu dans Discord ne colle pas tout à fait avec le template de message implémenté dans Make. Juste après le premier mot “Hey”, le texte <@&844525144419598378> est utilisé pour symboliser le taggage de l’équipe dans le Discord. Cela aurait dû donner un début de message comme ceci :

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En effet, le message est de priorité 2, l’automatisation a donc emprunté le chemin supérieur pour poster le message dans Discord. Seuls les messages de priorité 1 permettent de tagger l’équipe, histoire de ne pas déranger l’équipe sur des sujets non labellisés “urgents”.

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Pour que tu puisses encore mieux visualiser, je te donne d’autres exemples très communs 👇

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Autres exemples d’automatisations possibles

• Publier sur les réseaux sociaux (exemple : Twitter, LinkedIn et Facebook) le nouvel article de ton blog de manière automatisée.
• Ajouter des nouveaux leads qui ont rempli un formulaire via Typeform dans une newsletter Mailchimp ou Sendinblue.
• Gérer la prise de rendez-vous de Calendly avec une notification dans Slack et un ajout d’un nouveau lead dans ton CRM.
• Générer des diplômes automatiques avec BannerBear à partir de données utilisateurs sur Google Sheet, puis envoyer le tout par Gmail à la personne concernée.

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L'automatisation permet de gagner beaucoup de temps, encore faut-il savoir à quel moment automatiser ses tâches ?

Quelques outils Nocode d’Automatisation

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Zapier

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L’outil Zapier est un outil d’automatisation NoCode robuste déjà présent depuis 10 ans sur le marché. Il est compatible avec plus de 4000 APIs dont les plus populaires sont Google Sheets, Gmail, Slack, Google Calendar et Mailchimp.

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Zapier fonctionne sous forme des triggers (des déclencheurs) permettant de déclencher une suite d’actions de manière linéaire.

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Pour apprendre davantage sur l’utilisation de l’outil pour ton projet, tu as des ressources disponibles dans leur site web, par exemple :

• Le Blog Zapier
• La Communauté pour poser des questions et s’inspirer d’autres automatisations
• L’Université pour trouver des vidéos autour de l’automatisation

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Make

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Anciennement Integromat, cette plateforme visuelle NoCode te permet de créer des tâches et des scénarios (workflows) automatisés. Il possède une bibliothèque d’applications moins importante que Zapier mais il dispose tout de même de plus de 1000 APIs dans son catalogue pour booster ta performance. Dans sa liste d’applications disponibles, on trouve notamment les outils Airtable, Google Drive, Notion et Stripe.

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Make met également à disposition des ressources pour s’améliorer

• La Communauté Make pour trouver de l’aide et s’inspirer sur des projets existants
• La galerie des templates avec presque 6 000 exemples d’automatisations. 🤯

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Les différences entre Zapier et Make

Déjà le prix, Make est un peu moins cher que Zapier. Par contre il faut plus de temps pour prendre en mains Make, qui par ailleurs, permet d’aller plus loin dans la complexité des scénarios d’automatisation pouvant être déployés. Il suffit déjà de regarder l’interface entre Zapier (linéaire) et Make (non linéaire).

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Pour aller plus loin, tu peux lire Make vs Zapier

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Petite note sur n8n, outil Open source

Impossible de faire un post sur l’automatisation sans parler de n8n (sinon je vais me faire taper sur les doigts par un ami 😅).

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Il est l’équivalent de Make, mais en Open Source. Un peu moins fourni, il dispose de la même logique de développement des automatisations en non linéaire et permet donc de contrôler le coût d’usage.

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Conclusion

Le temps est ta ressource la plus précieuse (ou presque). Les outils d’automatisation, combinés à une bonne compréhension de ton contexte et de ton métier peuvent te permettent de décupler ton impact sur ton entreprise ou sur ta vie.

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Le vrai plus c’est qu’une automatisation, une fois faite, testée et approuvée, ne commettra pas d’erreur, jamais...

Alors pourquoi s’en priver ?

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