Automatisation de CRM

Mathieu

Tran

22.2.2021

6

minutes

Zapier
Notion
Discord
Typeform

Prélude

Avant de commencer cette petite histoire, je te conseille d'en apprendre un peu plus sur Zapier et son fonctionnement. Voici un petit tutoriel ici !

Il te faudra :

  • Un compte Zapier
  • Un compte Discord avec un serveur où tu as les droits administrateurs
  • Une boîte de 6 œufs
  • Une API non officielle de notion (je te fourni tout ça plus bas)
  • Un compte TypeForm
  • Un compte Notion

Notre problématique

Entre le moment où un prospect te contacte et celui où tu disposes de ces informations, au bon endroit, il peut s'écouler plusieurs heures. Par exemple, si au remplissage du Typeform tu reçois un email (pas forcément immédiatement d'ailleurs), il faut que tu vérifies tes emails pour être au courant. Il faudra de plus ensuite que tu copies toutes ses infos dans ton CRM, à la main. Pourtant il existe de multiples façon d'automatiser cette récolte d'information et la façon d'être notifié. Les outils nocode sont parfait pour ce genre d'usage, accessibles et rapides à mettre en place. Voici donc une façon d'automatiser la récolte d'info à partir de Typeform, de remplir automatiquement son CRM Notion et d'être immédiatement notifié dans Discord.

Le choix de Zapier

Pour automatiser ce genre de workflow il existe Zapier. Il dispose bien d'une connexion à Typeform et à Discord. Par contre pour Notion il va falloir utilise l'API non officielle pour l'instant.

L'implémentation

Maintenant, rentrons dans le vif du sujet: comment va fonctionner notre "Zap". Pour cela, penchons nous un peu sur le schéma ci-dessous:

Automatisation de CRM avec les outils : TypeForm, Notion et Discord
Schéma du zap utilisé

Mise en place du Typeform

Pour ce qui est de Typeform il suffit juste de créer un formulaire pour commencer. C'est le moment de cliquer ici !

Mise en place de Discord

Serveur discord avec une page où je suis admin
Schéma d'un serveur discord

Pour ce petit tuto, il te faudra : un compte discord avec un serveur où tu as les droits administrateurs et un salon textuel.

Voilà c'est tout pour discord !

Mise en place de Notion

Pour ce qui est de Notion, j'ai crée une View sous forme de "board" afin de classer les personnes qui ont pris contact avec SuperForge.

CRM notion
Schéma d'un CRM notion

Pour créer le CRM en board, Add page → Board ! Si tu veux partir d'un CRM déjà paramétré tu as aussi CRM Notion ou encore celui-ci fait par des Français CRM Zetoolbox.

L'utilisation de Zapier

Je vais te montrer comment utiliser Zapier dans notre cas précis. Si tu n'as pas les bases sur cet outil, je te conseille de te référer au prélude.

Step 1 : Créer son zap

La première partie semble simple, commençons par créer notre zap. Une fois crée, sélectionne Typeform.

Tu arriveras alors sur la page où tu devras sélectionner l'évènement qui déclenchera ton zap, comme ceci :

liaison zap -> Typeform
step 1.1 : Sélection de l'évènement déclencheur

Ensuite on te demandera de sélectionner ton compte Typeform. Tu n'auras qu'a te connecter via Typeform avec le bouton "connect a new account".

Par la suite, on te demandera de sélectionner le formulaire Typeform que tu veux utiliser.

Séléctionner son Typeform
step 1.2 : sélection du Typeform

Step 2 : Implémentation de Notion

Comme précédemment, sélectionne Notion en tant qu'application.

Sélectionner Notion das Zapier
step 2.1 : sélection de Notion Automation (1.0.0)

Vous ne l'avez pas ? Pas de panique, vous pouvez retrouver l'API non officiel de Notion ici ! En attendant que l'API officielle sorte. Une fois fait vous n'avez plus qu'à faire la step 2.1.

Choix de l'event Notion dans Zapier
Step 2.2 : sélection de l'event. Ici ajouter un item à notre board

Choix de l'account Notion
Step 2.3 : sélection du compte

Bon, on arrive à l'endroit technique, pour enregistrer un nouveau compte, on nous demande la license key et le Notion token v2.

Pour les trouver, c'est très simple, tout est expliqué ici !

Formulaire d'insertion d'informations pour la connection au notion
step 2.4 : set up action et gestion de la Notion URL

Ici, l'API non officielle de Notion fonctionne très bien. Dans un premier temps, on sélectionne l'url de notre board pour ensuite le coller dans le champ Notion URL !

Tout se met en place automatiquement par la suite. Tu n'as plus qu'a remplir tes champs.

Champs à remplir pour l'affichage dans notion
exemple 2.1 : set up action remplie

Step 3: Implémentation de Discord pour les notifications

Pour discord c'est très simple, on utilise un bot discord pour connecter à Zapier. Note bien qu'il faut que tu laisses ce bot en mode administrateur (laisse lui tous les droits).

Choisis ensuite l'event d'envoie d'un message:

Choix de l'event discord dans Zapier
step 3.1 : Choix de l'event

On sélectionne bien le channel où le message sera écrit. Le bot Zapier a du apparaitre dans ton discord. Mets lui les droits admin pour le moment (tu les enlèveras par la suite).

Step 3.2 : Remplir les champs

Ce qui est en bleu est le lien vers le CRM notion.

PS : Tu mets dans le champ "Message Text" ce que tu souhaites. Cela doit contenir l'URL de ton CRM Notion pour obtenir un lien rapide facile à cliquer lors du remplissage du formulaire par le prospect.

Tu ne peux pas de suite tester ton application. Une fois que le zap est crée, tu n'as plus qu'a l'activer en le mettant sur ON.

Le test de notre Zap

Etape 1 : le Typeform

Remplis complètement ton typeform pour effectuer un premier test jusqu'à voir apparaître la page de remerciement.

Remplir le Typeform et page de remerciement

Etape 2 : La vérification dans discord

Ho ! un nouveau message dans le chan #contact.

Notification Discord

PS : En bleu, il y a le lien vers notre table notion (pratique pour voir l'ensemble des infos en un clic)

Etape 3 : La vérification dans Notion

Un nouvelle page a été ajoutée à notre CRM Notion dans la colonne "à contacter":

Tout fonctionne ! Notre Dimitri Test est bien là !

La Magie de l'API non officiel de notion à crée l'item ! Maintenant, on a plus qu'a cliquer dessus et on se retrouve avec notre item correctement rempli !

On a donc implémenté l'automatisation suivante: Typeform -> Zapier -> Discord + Notion nous permettant de ne perdre aucune information et de gagner un temps non négligeable sur la prospection. A ton tour de tenter cette automatisation !