Pourquoi et comment intégrer l'UX dans un ERP

On parle beaucoup d’UX dans la conception d’applications mobiles ou de sites web. En effet, l’expérience utilisateur est au cœur des préoccupations de toute entreprise souhaitant développer un produit digital centré sur l’utilisateur. Le but est de fournir une expérience de qualité qui répond aux besoins de l’utilisateur, afin que la solution proposée soit adoptée par ce dernier.

Mais qu’en est-il des applications non destinées au marché ? Sommes-nous condamnés à utiliser des applications métiers ou ERP conçues avec des interfaces préhistoriques et peu engageantes ?

La réponse est non. Plus que jamais, il est nécessaire d’intégrer de l’ergonomie et de l’UX dans la construction d’un ERP.

Elle est le garant d’une amélioration de l’efficacité opérationnelle, de la productivité des employés et de l’adoption générale de l’outil. Découvrons pourquoi il est indispensable d’intégrer l’UX dans la conception d’un ERP et comment y parvenir pour en tirer le maximum d’avantages.

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Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un système de gestion intégré qui permet à une entreprise de gérer l’ensemble de ses ressources et de ses processus métiers de manière centralisée.

Son objectif est d’optimiser les opérations internes de l’entreprise tout en facilitant la communication entre les différents départements.

Sa capacité à fournir une vue globale, en temps réel de l’activité, permet à un ERP d’améliorer l’efficacité, la productivité ainsi que la prise de décision au sein de l’organisation.

Il existe plusieurs catégories d’ERP définies par leurs secteurs d’activité ou encore leur domaine d’expertises.

On retrouve également des ERP hébergés sur le cloud ou sur site et des ERP tout-en-main ou sur mesure.

Tu l’auras compris, l’offre est grande sur le marché et pour cause, les entreprises qui abordent leur transformation digitale ont bien compris l’intérêt de mettre en place une telle solution pour la pérennité de leur marque.

De plus en plus, ces mêmes entreprises commencent à s’intéresser à l’expérience des collaborateurs qui utilisent ces outils métiers et améliorent ainsi leur marque employeur.

Et elles ont bien raison !

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Si tu veux tout connaître de l’ERP : Pourquoi construire son ERP sur mesure et en NoCode ?

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Pourquoi intégrer l’UX dans la construction d’un ERP ?

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Tenir compte de l’expérience collaborateur

Tes collaborateurs vont interagir de manière quotidienne avec ton système d’ERP. Si tu leur imposes un outil compliqué à utiliser et doté d’une interface peu intuitive, au mieux tu les décourages dans leur travail et tu vas perdre en productivité. Au pire, tu vas devoir faire face à un turn-over important.

On a beau se dire que ce n’est que pour le travail, aujourd’hui, tout le monde accède via son téléphone ou sa tablette, à des applications hyper engageantes car centrées utilisateurs. Devoir travailler plusieurs heures par jour sur un outil sans ergonomie et trop complexe, ça démotive.

La question ne se pose pas forcément lorsque l’on vend une application sur le marché, on recherche de l’engagement et de l’adoption de la part de ses utilisateurs pour justement vendre.

Sur un ERP, c’est pareil en réalité. Sauf qu’ici les utilisateurs sont tes collaborateurs et ces derniers peuvent être des clients très exigeants.

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Faciliter l’utilisation quotidienne

Si tu veux que tes collaborateurs puissent s’approprier ton ERP en toute autonomie, voici deux pistes qui permettent de rendre plus simple leur utilisation et donc d’optimiser l’utilisabilité.

Grâce à l’UX, on peut concevoir une navigation fluide avec des menus clairs, des boutons spécifiques et une hiérarchie de l’information logique. De quoi rendre ton outil ergonomique, générant moins d’efforts pour tes utilisateurs et réduisant la courbe d’apprentissage parfois longue et douloureuse.

L’ERP doit respecter les normes d’ergonomie. Par exemple un système de feedback instantané apporte aux collaborateurs un retour en temps réel qui leur permet de se rendre compte des actions à mener ou encore des erreurs effectuées.

Tu peux lire UX et Ergonomie pour approfondir le sujet

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Améliorer l’efficacité opérationnelle

Il est établi que l’ERP améliore l’efficacité opérationnelle d’une entreprise.  En axant la conception centrée utilisateurs, on peut encore optimiser cet aspect.

En effet, grâce à l’UX on peut simplifier les processus métiers et surtout, les automatiser car encore une fois, l’UX adopte une démarche de design thinking.

De fait, cela permet de réduire les efforts et le temps nécessaire pour accomplir les tâches courantes en créant des processus d’automatisation.

Quand tes collaborateurs n’ont plus à se concentrer sur des tâches répétitives qui leur prennent du temps, ils peuvent apporter plus de valeur sur des activités plus importantes.

Cette amélioration de l’efficacité passe aussi par la personnalisation des interfaces. En favorisant la conception sur-mesure des interfaces grâce à l’UX, on adapte par exemple les vues du tableau de bord ou des rapports de manière pertinentes pour les collaborateurs.

Si une donnée est très importante pour un collaborateur, on peut décider de la rendre visible dès l’ouverture de l’outil. Ainsi, il peut se concentrer sur les informations nécessaires, ce qui améliore la productivité individuelle et collective.

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Favoriser l’adoption générale de l’ERP

Voilà un défi de taille. Par nature, l’être humain est réfractaire au changement. Changer ses méthodes de travail, ses habitudes et se former à un nouvel outil peut-être vraiment problématique pour les collaborateurs. L’UX aide à rendre moins éprouvante cette transition.

Construite dans une démarche collective, la conception de l’interface devient alors centrée utilisateur. Co-concevoir avec eux permet aux collaborateurs de se familiariser de manière plus intuitive avec ce nouveau système.

Cet engagement favorise l’adoption de l’ERP et maximise le retour sur investissement de la solution.

En rendant l’expérience d’utilisation agréable et efficace, on motive les collaborateurs à utiliser activement ce nouvel ERP.

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Comment intégrer l’UX design dans la construction d’un ERP ?

L’objectif va être de rendre l’outil métier aussi engageant que n’importe quelle application externe. Il va donc falloir le rendre accessible, utilisable et convivial. Presque désirable.

Pour réaliser cette mission, l’UX designer va mettre en place plusieurs étapes.

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Une immersion terrain

L’UX designer doit s’immerger dans l’environnement de travail de chaque métier pour comprendre les contraintes de chaque personne. Des contraintes et un environnement qui ne se voient pas sur l’écran.

Il va falloir questionner les collaborateurs sur leurs difficultés au quotidien, les clients finaux mais aussi l’équipe dirigeante pour connaître leur objectif business à court, moyen et long terme.

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L’expertise numérique

Nous ne sommes pas tous égaux en termes d’expertise numérique. Question d’expérience, de génération ou autre, chaque individu possède un rapport propre au numérique. Certains peuvent être très à l’aise avec des outils digitaux, d’autres moins. Lorsque l’on construit un outil censé être utilisé par tous, il faut prendre l’expertise de chacun en compte.

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Co-construction d’une vision commune

Construire l’outil en associant les futurs utilisateurs est un indispensable dans une approche basée sur l’UX. On parle de co-construction car les utilisateurs sont impliqués bien avant le développement, au moment où la solution prend forme à travers sa conception.

Investir dans cette étape composée d’interviews, d’études terrains, d’ateliers de design sprint (qui mettent en œuvre l’intelligence collective) permet d’économiser du temps et de l’argent par la suite. En effet, il vaut mieux posséder tous les éléments nécessaires à la conception de la bonne interface avant de développer, plutôt que d’avoir à revenir dessus après.

Viennent ensuite la phase de prototypage puis les tests utilisateurs.

Qui mieux que ces derniers peuvent donner un avis pertinent sur un outil qu’ils vont eux-mêmes utiliser ?

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Ne pas négliger le design émotionnel

Le design émotionnel représente le panel d’émotion ressenti par l’utilisateur à travers toute son interaction de l’outil. Intimement lié à la désirabilité, il est un point clé de la conception de l’ERP en utilisant l’UX. Pour faire simple, si ton collaborateur aime l’outil qu’il pratique, c’est mieux que s’il doit subir son utilisation toute la journée.

Cet aspect doit être pris en compte car un collaborateur heureux est un collaborateur productif pour ton entreprise.

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Intégrer l’UX dès la conception d’un ERP permet de créer un système de gestion convivial, efficace et facilement adoptable pour ses collaborateurs. De quoi créer un outil qui booste la productivité de ton entreprise, satisfait tes collaborateurs et te permet d’accéder à une transformation digitale.