Génération de diplômes automatisée

L'idée de départ

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Aujourd'hui nous allons nous attaquer à Integromat, l'outil d'automatisation par excellence si tu as un peu plus de connaissance en code. Afin de parfaire nos compétences dans les outils NoCode et LowCode, nous avons décidé de créer le chemin suivant :

1. Entrer les données de l'utilisateur dans Google Sheet
2. Créer un diplôme avec Bannerbear
3. Enregistrer le diplôme dans Google Sheet
4. Envoyer un mail avec le diplôme à l'heureux diplômé

Pour ce faire nous avons utilisé … TADAM : INTEGROMAT !

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Setup de notre projet

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Google Sheet

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Rien de plus simple, pour google sheet, il suffit de créer une sheet.

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Pour fixer ton header, tu n'as qu'a faire : Affichage → Figer → 1 Ligne

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Voilà pour l'initialisation de la feuille. Maintenant passons au calculs/règles à respecter dans notre feuille. Dans un premier temps, on va se focus sur la date. Pour la date, nous n'allons autoriser que les dates formatées d'une façon précise. Pour cela, clique sur la colonne F  et ensuite clique sur Données → Validation des données. Tu vas voir qu'une popup va s'ouvrir et tu n'aura plus qu'a rentrer les informations suivantes.

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Pour ce qui est ensuite des compteurs (colonne Count), Il est important de choisir la bonne formule. Pour cela ne t'embêtes pas, j'ai déjà fais la formule moi même :

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={"Count"; ARRAYFORMULA( SI(ESTVIDE(B2:B)=FAUX;LIGNE(B2:B);) )}

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Maintenant, tu peux remplir la google sheet. Cependant, attention à ne pas remplir les colonnes après la date ... De toute façon, on ne peut pas les remplir de façon pertinente.

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Gmail

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Avant tout, si tu utilises un compte gmail, je te conseille de suivre ce tuto très simple afin de pouvoir l'utiliser dans le cadre d'integromat. Dans le cas contraire, tu peux passer cette étape.

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Bannerbear

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Rien de bien compliqué. Juste besoin de créer ton Template. Voilà le mien pour commencer:

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Integromat

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Entrons dans le vif du sujet avec Integromat. Nous allons devoir créer 2 scénarios et avoir 3 connexions.

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Scénario 1

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Très simple d'apparence. Nous allons nous link à notre google sheet et faire une recherche toutes les 15 minutes. Pour cela entre les attributs suivants après avoir choisi Search Rows (Advanced) dans le module Google Sheet de Integromat

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La requête SQL retourne toutes les données ayant la colonne H vide.

Fais ensuite click droit → run this module → all afin d'avoir les données chargées une première fois.

J'ai ajouté un filtre entre les deux afin de vérifier si tout les champs obligatoires sont rentrés.

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Passons à Banner bear, rien de plus simple, tu peux tout rentrer SAUF le webhooks. Pour avoir l'API Key de Bannerbear, va sur ce lien après avoir crée un compte. Tu peux maintenant te connecter à Banner bear et rentrer les informations suivantes.

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Pour le Failed to load c'est juste que j'ai atteint la limite du plan gratuit. 😅

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Après ça, c'est fini pour la partie 1, tu vas bientôt avoir le Webhook URL dans la deuxième partie, n'oublie pas de revenir le coller ici ensuite.

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Scenario 2

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Un peu plus long mais cette fois c'est plus simple à paramétrer.

D'abord Bannerbear. Tu vas choisir Watch New Image et créer un webhook. Il va te donner un Webhook URL.

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-> N'oublies pas d'aller le copier dans le scénario 1 !

Maintenant on va enregistrer dans Google Sheet notre diplôme. Rien de plus simple:

Maintenant dans le premier module google sheet:

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Ainsi, nous allons avoir besoins de l'adresse mail. Pour cela, nous avons juste à rechercher la ligne correspondante:

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Enfin, nous allons nous attaquer à l'envoie de l'email. Pour cela nous allons run une fois le scenario et remplir le Gmail par la suite:

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Et voici, automatisation mise en place, plus qu'a tester !

Pourquoi ne pas avoir utiliser un simple Watch add rows ?

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Il y a 2 raisons à cela :

• Si il y a une recherche Integromat lorsque tu écris une ligne, il va la considérer comme "vu" et n'est plus une "nouvelle ligne". Ceci créera un "saut de ligne" et c'est pas ce que l'on veut, ni toi, ni moi !
• En découle la raison de la colonne count. Lorsqu'on regarde les lignes, le numéro de ligne n'est pas retourné dans le scénario 1. Du coup il faut bien créer une colonne qui s'en occupe.

Conclusion

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Tu n'as plus qu'à ON les deux scénarios. entrer un exemple dans ton Google Sheet, attendre 15 minutes et tu vas recevoir ton diplôme par mail !

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