Génération de diplômes automatisée

Mathieu

Tran

12.3.2021

4

minutes

Bannerbear
Google sheet
Gmail
Integromat

L'idée de départ

Aujourd'hui nous allons nous attaquer à Integromat, l'outil d'automatisation par excellence si tu as un peu plus de connaissance en code. Afin de parfaire nos compétences dans les outils NoCode et LowCode, nous avons décidé de créer le chemin suivant :

  1. Entrer les données de l'utilisateur dans Google Sheet
  2. Créer un diplôme avec Bannerbear
  3. Enregistrer le diplôme dans Google Sheet
  4. Envoyer un mail avec le diplôme à l'heureux diplômé

Pour ce faire nous avons utilisé … TADAM : INTEGROMAT !

Setup de notre projet

Google Sheet

Rien de plus simple, pour google sheet, il suffit de créer une sheet.

Création de la google sheet
Google sheet avec les informations necessaires pour le diplôme

Pour fixer ton header, tu n'as qu'a faire : Affichage → Figer → 1 Ligne

Voilà pour l'initialisation de la feuille. Maintenant passons au calculs/règles à respecter dans notre feuille. Dans un premier temps, on va se focus sur la date. Pour la date, nous n'allons autoriser que les dates formatées d'une façon précise. Pour cela, clique sur la colonne F  et ensuite clique sur Données → Validation des données. Tu vas voir qu'une popup va s'ouvrir et tu n'aura plus qu'a rentrer les informations suivantes.

Google sheet création règle date pour toutes les cellules de la colonne F
Création de la règle pour les dates

Pour ce qui est ensuite des compteurs (colonne Count), Il est important de choisir la bonne formule. Pour cela ne t'embêtes pas, j'ai déjà fais la formule moi même :

={"Count"; ARRAYFORMULA( SI(ESTVIDE(B2:B)=FAUX;LIGNE(B2:B);) )}

Maintenant, tu peux remplir la google sheet. Cependant, attention à ne pas remplir les colonnes après la date ... De toute façon, on ne peut pas les remplir de façon pertinente.

Gmail

Avant tout, si tu utilises un compte gmail, je te conseille de suivre ce tuto très simple afin de pouvoir l'utiliser dans le cadre d'integromat. Dans le cas contraire, tu peux passer cette étape.

Bannerbear

Rien de bien compliqué. Juste besoin de créer ton Template. Voilà le mien pour commencer:

Exemple de diplôme Bannerbear

Integromat

Entrons dans le vif du sujet avec Integromat. Nous allons devoir créer 2 scénarios et avoir 3 connexions.

Scénario 1

entrer informations dans google sheet et les envoyer à Bannerbear
Scénario 1 : entrer informations dans google sheet et les envoyer à Bannerbear

Très simple d'apparence. Nous allons nous link à notre google sheet et faire une recherche toutes les 15 minutes. Pour cela entre les attributs suivants après avoir choisi Search Rows (Advanced) dans le module Google Sheet de Integromat

Sélectionner la sheet et retourner les valeurs
Sélectionner la sheet et faire la requête SQL (condition)

La requête SQL retourne toutes les données ayant la colonne H vide.

Fais ensuite click droit → run this module → all afin d'avoir les données chargées une première fois.

J'ai ajouté un filtre entre les deux afin de vérifier si tout les champs obligatoires sont rentrés.

Set up des filtres

Passons à Banner bear, rien de plus simple, tu peux tout rentrer SAUF le webhooks. Pour avoir l'API Key de Bannerbear, va sur ce lien après avoir crée un compte. Tu peux maintenant te connecter à Banner bear et rentrer les informations suivantes.

Envoyer la requête à Bannerbear

Pour le Failed to load c'est juste que j'ai atteint la limite du plan gratuit. 😅

Après ça, c'est fini pour la partie 1, tu vas bientôt avoir le Webhook URL dans la deuxième partie, n'oublie pas de revenir le coller ici ensuite.

Scenario 2

Schéma pour Integromat : envoyer le diplôme à un utilisateur
Scénario 2 : envoyer le diplôme à un utilisateur

Un peu plus long mais cette fois c'est plus simple à paramétrer.

D'abord Bannerbear. Tu vas choisir Watch New Image et créer un webhook. Il va te donner un Webhook URL.

Créer le webhook
Génération du lien webhook

-> N'oublies pas d'aller le copier dans le scénario 1 !

Maintenant on va enregistrer dans Google Sheet notre diplôme. Rien de plus simple:

Début de l'enregistrement du diplôme

Maintenant dans le premier module google sheet:

Séléctionner la ligne modifier précedemment
Sélectionner la ligne modifiée pour récupérer les informations

Ajout des images
Les lignes modifiées

Ainsi, nous allons avoir besoins de l'adresse mail. Pour cela, nous avons juste à rechercher la ligne correspondante:

Enfin, nous allons nous attaquer à l'envoie de l'email. Pour cela nous allons run une fois le scenario et remplir le Gmail par la suite:

Envoie de mail avec le diplôme.
Envoie de mail

Et voici, automatisation mise en place, plus qu'a tester !

Pourquoi ne pas avoir utiliser un simple Watch add rows ?

Il y a 2 raisons à cela :

  • Si il y a une recherche Integromat lorsque tu écris une ligne, il va la considérer comme "vu" et n'est plus une "nouvelle ligne". Ceci créera un "saut de ligne" et c'est pas ce que l'on veut, ni toi, ni moi !
  • En découle la raison de la colonne count. Lorsqu'on regarde les lignes, le numéro de ligne n'est pas retourné dans le scénario 1. Du coup il faut bien créer une colonne qui s'en occupe.

Conclusion

Tu n'as plus qu'à ON les deux scénarios. entrer un exemple dans ton Google Sheet, attendre 15 minutes et tu vas recevoir ton diplôme par mail !