Pourquoi utiliser Notion dans ton équipe

Notion est devenu l’outil incontournable pour créer ton espace de travail en ligne et il pourrait bien prendre une place centrale dans le développement de ton business et de ta productivité. Chez SuperForge c’est le cas.

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Il permet de travailler seul ou en équipe, de créer des pages de zéro et de les personnaliser à ton goût ou bien de prendre un template pour démarrer rapidement. Sur Notion, tout est modulable.

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Depuis février de 2022, la plateforme est disponible en français et dispose maintenant de sa propre API et compte plus de 20 millions d’utilisateurs dans le monde.

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But first, c’est quoi Notion ?

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Notion.so est un espace de travail tout-en-un. Grâce à sa modularité, il est possible de réunir plusieurs outils collaboratifs sur un même endroit : les prises de notes, gestion des tâches, gestions de projets, gestion de base des données, partage de documents etc. Le tout en utilisant le fameux glisser-déposer sur des blocs (le drag and drop faisant le lien avec la thématique NoCode, ça te dit quelque chose ?).

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Dans la pratique, Notion a mis en place une commande très pratique pour créer des blocs à la volée, le “slash”. En image juste en dessous :

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L’espace de travail est décomposé en bloc pouvant être des pages, des bases de données, des textes, des images, des émojis, etc. (la liste est loooongue) :

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Centrales, les bases de données peuvent être visualisées et synchronisées sous plusieurs formats. Voici un aperçu :

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À noter que l’outil est disponible en ligne et sous forme d’application à installer, pratique.

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Pourquoi utiliser Notion ?

Nous sommes submergés par tant d’outils au quotidien, chacun avec sa fonction et on peut vite s’y perdre. Pour tout simplifier et centraliser, Notion peut être la solution.

Les champs d’utilisation de l’outil sont très vastes. Il est possible de construire des pages vraiment sur mesure à ton besoin. Pour mieux visualiser, je te montre quelques exemples et des templates prêts à l’utilisation.

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Créer une base de données

Notion propose la possibilité de créer une ou plusieurs bases de données avec plusieurs manières d’être visualisées. Sur cet exemple, un CRM pour gérer tes prospects :

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Créer et planifier des contenus

Très utile pour une stratégie de contenu, tu peux construire un calendrier pour mieux visualiser ta production.

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Gérer tes projets

Pour effectuer de la gestion de projet, en mode Kanban par exemple c’est très simple. Voici un petit exemple :

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Pour aller plus loin et explorer les templates pour démarrer ton aventure sur Notion, tu as à ta disposition une bibliothèque des templates où tu peux trouver des versions gratuites et payantes :

👉 Les templates en français

👉 Les templates en anglais

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La gestion des droits

Notion permet de contrôler finement qui a le droit de voir quoi.

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Rappelons d’abord que l’ensemble des pages de ton Notion est construit sous forme d’arborescence. Ainsi un droit, accordé à un utilisateur sur une page en haut de l’arbre, se propage dans les pages filles indéfiniment, sauf contre-indication sur une page, arrêtant ainsi la propagation du droit.

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D’ailleurs, la première configuration à faire quand tu utilises Notion et que tu as un e-mail avec un nom de domaine à toi spécifique est le “allowed email domains”.

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Tout utilisateur avec ce nom de domaine dans l’e-mail aura accès à ton espace Notion dédié (sauf contre-indication dans certaines sous pages que tu souhaites garder privées à un sous-groupe d’utilisateurs).

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Pour contrôler les droits d’une page spécifique, tu as un bouton “Share” en haut à droite te permettant de spécifier finement les droits d’accès à des utilisateurs internes et même externes que tu peux inviter sur certaines pages dédiées de ton organisation.

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Tu remarques également sur ce paramétrage le bouton “Share to web” te permettant de partager une page avec un lien public.

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Enfin (dernier petit paramétrage que je souhaitais te montrer), une fois que tu as partagé plein de sous-pages à des utilisateurs externes à ta boîte, tu as une visualisation de qui a accès à quoi, te permettant un contrôle absolu.

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Pour aller plus loin : les intégrations

Notion dispose d’une API lui permettant de se connecter avec d’autres applications. Les intégrations te permettront d’automatiser des tâches répétitives et d’intégrer la visualisation d’autres outils sur ton espace Notion sans avoir le besoin de faire des exports.

Ils peuvent permettre aussi qu’une base de données Notion soit synchronisée avec d’autres bases de données venant d’autres outils.

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Sur les intégrations créées par Notion, on peut trouver : GitHub, One Drive, Zoom, Google Drive, Jira, Figma, Slack, Trello etc. Inversement, on pourra trouver des intégrations créées par d’autres outils utilisant l’API de Notion, par exemple Zapier, Make ou Typeform.

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Pour en savoir plus sur les intégrations API, Notion dispose d’un guide qui t’explique tout ça pas à pas.

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En bref

Facile d’utilisation, multi-usage, sécurisé, Notion est donc un outil simple te permettant de centraliser tous tes activités de ton entreprise au même endroit. Pourquoi s’en priver ?

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